Sjekkliste for digitalisering: Er din bedrift klar?

Digitalisering er et komplisert tema, og mange mener mye om hvordan håndtere digitalisering. Men hva handler det egentlig om?

27. april 2017

Anwar Farrag er salgssjef for bedrift i Altibox, og har jobbet mye med hvordan man kan endre virksomheter med hensyn til å ta i bruk ny teknologi. Han slår fast at digitalisering handler mer om mennesker, prosesser og organisasjon enn teknologi.
– Poenget må være at teknologien jobber for oss, ikke mot oss. Da må det være enkelt. Hvis brukerne velger å bruke en halvtime på å løse en oppgave manuelt, fremfor å lære seg noe som lar dem løse den på fem minutter, da har du tapt, sier Farrag.

Poenget må være at teknologien jobber for oss, ikke mot oss


Anwar har laget en sjekkliste for å hjelpe deg på vei for å se om du er klar for å digitalisere din virksomhet:

1 – Start med å tenke «hva, hvem, hvorfor»

Aller først må du finne ut hva din nå-status er. Hva er det som oppleves som lite verdiskapende og tungvint? Hva kan endres? Begynn med å avklare om brukerne er de ansatte, kunder eller andre, og om det er flere som kan bli berørt. Dette vil hjelpe deg å svare på hvorfor du vil digitalisere, og hvilke effekter du kan håpe å få ut.

2 – Har du en involvert ledelse?

Fra forretningsledelsens perspektiv er det kanskje slik at IT og systemansvarlige sitter i en egen fløy og holder på med sitt, men for å få et godt resultat kreves en ledelse som utvikler digitale tankemodeller, som setter sin «bestilling» og premissene. Det betyr at lederne må evne og utfordre det etablere, som arbeidsprosesser og forretningsmodeller, og hvor fokus på forenkling og en relevant verdiskapning for kunden kommer øverst på agendaen. Hva må endres for å være relevant ovenfor kundene? Hvordan takler for eksempel virksomheten en overgang fra en tradisjonell verdiskaping basert på fysisk salg av produkter til et fokus på verdiskaping basert på salg av tjenester?

3 – Kan du få med deg organisasjonen?

Tenk godt gjennom hva endringen du vil innføre kan bety, og hvilke utfordringer som vil oppstå. Involver dem som blir berørt, la dem delta i prosessen og få en samlet forståelse for hvorfor oppgaver må forenkles, slik at alle ser en gevinst i å kunne jobbe raskere og smartere. I dag bruker de kanskje fire til åtte systemer, fra Outlook til ERP, CRM og økonomisystemer for å løse én oppgave. Å innføre enda ett system for å støtte opp under noe som ikke fungerer er kanskje ikke det smarteste. Hvorfor ikke heller samle det som er relevant i en og samme portal og i ett brukergrensesnitt? Får så å vise hvor mye tid de sparer? Da vil prosessen bli noe å glede seg over for hele virksomheten.

4 – Er kulturen klar for det?

Er de ansatte klare og motiverte for å endre arbeidsmetodikk? Hvordan deles informasjon mellom ansatte og avdelinger i dag? Hva er kompetansenivået generelt, og hva er lagt til rette for få de ansatte med seg inn i en digital tidsalder? Dette er et spørsmål om humankapital og holdninger, for når du investerer i systemer må du også investere i mennesker.

5 – Tenker du helhetlig?

En forenkling, som er det digitalisering handler om, må fungerer i alle ledd. Eksempelvis holder det ikke med en fin fasade på en ny løsning ut mot kundene, den må også ha tilpassede systemet i bakkant og nødvendig informasjon for å effektivisere og forenkle. Tenk grundig gjennom hvordan du vil løse dette.

6 – Trenger du å kjøpe nytt?

Før en går i gang med å forenkle må en se litt på den teknologien og de systemene en allerede har. Små grep kan også gi stor effekt. Det handler som sagt like mye om menneskene som selve systemene, som jo er de du skal forenkle ting for. Hvilke verktøy har de allerede, og hvordan brukes de? Mange har allerede svært produktive digitale verktøy i dag, som for eksempel skytjenester, og betaler full pris for disse – men så brukes kanskje bare en femtedel av mulighetene de gir. Det blir som å kjøpe en Formel 1-bil, og kun kjøre den i en 30-sone. Kan en ta ut en større effekt av de investeringer en allerede har gjort? Tenk på hvordan systemene kan brukes bedre – og hvordan står det generelt til med opplæringsplanene?

7 – Ha orden i sysakene – det lønner seg

For å nyttiggjøre seg alle store og små data som er i virksomheten kreves det at dataene har god kvalitet, og at de kan skilles fra hverandre. Manglende utfylling av datafelter i de mange systemene man benytter kan skape store utfordringer når man skal sammenstille og danne grunnlag for en digitalisert, fremtidssikret hverdag. En viktig del av forenklingen som digitalisering handler om, er å aggregere data fra mange kilder inn i ett grensesnitt eller én portal, slik at de både kunder og ansatte kan finne relevant informasjon. Kvaliteten man får ut av en prosess henger tett sammen med kvaliteten på det man putter inn. Svake rutiner i dag fører til solide ryddejobber i morgen, så om du ikke har orden i sysakene er det på tide å ta tak i gamle synder.

Sjekk om bedriften din kan få fiberbredbånd.

KLIKK HER  ›